İzinli veri toplayıp yönetebiliyor muyuz

Günümüzde firmaların, omnichannel müşteri deneyimini kişiselleştirilmiş hizmet ve tekliflerle sunmasının önemi gün geçtikçe artıyor. Müşteri verilerini toplamak, işlemek ve iletişime geçebilmek için ön koşul, ilgili mevzuata uygun olarak müşterilerden izin almak ve bu izinleri sürdürülebilir bir yapıda yönetebilmekten geçiyor.

Yapay Zeka Teknolojileri ve Big Data’nın pazarlamanın merkezine oturması ile, firmaların müşterilere ismi ile hitap eden bir SMS gönderebilmesi, cinsiyetine göre farklı e-mail tasarımları oluşturması, IOT verisine göre bakım randevusu sunması, lokasyonuna göre anlık bildirim gönderebilmesi, online gezinme hareketlerine göre reklam gösterimi yapabilmesi, bedenine ve alışveriş alışkanlıklarına göre ürün önerileri gerçekleştirmesi artık mümkün. Ancak, bu kişiselleştirilmiş teklif ve iletişimleri gerçekleştirmeden önce firmalara düşen büyük bir iş var: O da müşteri izinlerinin hukuka uygun ve güvenli bir şekilde toplanıp & yönetildiğinden emin olmak.

Bu temel atılmadan maalesef bazı firmaların kişiselleştirilmiş iletişimler gerçekleştirdiğini ve büyük cezalarla karşılaştıklarını ya da topladıkları müşteri verilerini aslında hukuka uygun olmaması nedeni ile pazarlama faaliyetlerinde kullanamadıklarını görüyoruz.

Peki nedir bu izinler?

Firmaların, veri toplamak istedikleri temas noktalarında başta “KVKK” (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) ve “ETHK” (Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun)  olmak üzere ilgili mevzuata uygun davranması beklenmektedir.

KVKK uyarınca kural, kişisel verilerin ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemeyeceği yönündedir. Buna istinaden firmalar, kişisel veri işlemeye başlamadan önce minimumda veri sahiplerini aydınlatmak, gerekmesi halinde ise açık rıza almakla yükümlüdür.

Kişisel verilere örnekler: Ad, soyad, TCKN, cep tel, e-mail, cinsiyet, adres, lokasyon verileri, ses kaydı, fotoğraf vb.

ETHK uyarınca, firmaların alıcılara ticari elektronik ileti gönderebilmesi için alıcıdan ticari elektronik ileti onayı alınması gerekir.

Her iki kanun uyarınca da alınan izinlerin ispat yükümlülüğü veri sorumlusuna / hizmet sağlayıcıya aittir.

Günümüzde, önce ETHK, sonrasında da KVKK’nın yürürlüğe girmesiyle firmalar için hem farklı kanallardan izin toplamayı kolaylaştıran, hem de toplanan izinleri hukuka uygun, verimli ve etkin bir şekilde merkezi olarak yönetmeye yardımcı olan yöntemlere ve ürünlere ihtiyaç duyulmaya başlanmıştır.

İzin Yönetimi Süreçlerinde yaşanan temel zorluklar:

Farklı kanallardan toplanan izinlerin yönetimi

Özellikle omnichannel hizmet veren firmalarda, ekipler birçok farklı kanaldan birbirinden kopuk şekilde izin toplayabiliyor ancak arka tarafta bu izinler birleşmiyor, farklı yerlerde tutularak içeride birden fazla kez aynı müşteri yaratılabiliyor ve sağlıklı tekil bir veritabanı oluşmamış oluyor. Farklı kanallardan birbirinden ayrı bir şekilde izin toplanması sonucunda ayrıca hangi departmanın müşteriden ne amaçla, hangi süreyle izin aldığının bilinmemesi sorunu da ortaya çıkıyor.

İzin güncellemelerinin takibi

İzin metinlerinin çalışanların bilgisayarlarında tutulması, herhangi bir değişiklik durumunda bu metinlerin güncellenememesi veya kim tarafından ne zaman değişiklik yapıldığının belirlenememesi sorunlarına yol açabiliyor. Dolayısıyla versiyon takibi yapan akıllı yapılara ihtiyaç duyuluyor.

Dijital ispat araçlarının oluşturulması

Toplanan izinlerin uzun sürelerle saklanması ve ihtiyaç halinde izinlerin ispatı, izin toplama adımından sonra en kritik adım olmaktadır.

İzin alımında kullanılacak her kanal için farklı bir çözüm bulmaya çalışmak, saha aktivitelerini yönetmenin zor olması, kişilerce beyan edilen iletişim bilgilerinin doğru olmaması, şikayet durumunda iznin mevzuata uygun alındığını ispatlayamama gibi sorunlar ortaya çıkabiliyor.

İzin iptali (Opt-out) süreçlerinin yönetimi

Opt-out sürecinin farklı kanallardan takip ve yönetiminin genelde zor olması iznini iptal eden müşterilere ilgili mevzuat gereği gereken aksiyonların alınamamasına yol açabiliyor. Bunu engellemek adına anlık entegre opt-in / opt-out süreçlerine ihtiyaç duyulmaktadır.

TANI’nın Merkezi İzin Yönetimi Çözümü: Dataccord

TANI, firmalara 18 yıllık CRM tecrübesi ile, CRM’in temel taşını oluşturan müşteri izin yönetimini kolaylaştırmak adına, yukarıdaki sorunlara çözüm sağlayacak bir ürün geliştirdi. Tanı Dataccord ürünü ile firmaların omnichannel olarak tüm kanallarına hızlıca entegre olabiliyor. Dataccord, müşterilerden KVKK & ETHK gerekliliklerine uygun süreçlerle izin toplayıp sürdürülebilir ve etkin bir şekilde yönetimini sağlıyor.

Çözüm ve ürün demosu için marka@tani.com.tr ile iletişime geçebilirsiniz.

“Bu yazı Retail Türkiye 130. sayısında yayınlanmıştır. : https://edergi.retailturkiye.com/130/default.html